¿Qué es la Gestión Documental?
Es el proceso de manejar la información de una empresa a lo largo de su ciclo de vida. Este ciclo se divide en tres etapas:
- Creación o Recepción: Cuando un documento se genera o llega a la empresa (una factura, un contrato, un correo electrónico, etc.). La gestión documental asegura que se captura, clasifica y almacena de manera correcta desde el primer momento.
- Uso y Mantenimiento: Los documentos se usan para el trabajo diario. La gestión documental garantiza que se pueda acceder a ellos de forma fácil y segura, que se mantengan actualizados y que solo las personas autorizadas puedan verlos.
- Disposición final: En esta etapa, el documento ya no es necesario para las operaciones diarias. La gestión documental determina si el documento debe ser archivado de forma permanente (por ejemplo, por ley) o si se puede destruir de manera segura.
¿Qué hace un Administrador de Archivos?
Como profesional en este campo, mi trabajo consiste en implementar sistemas y políticas para que todo lo anterior funcione sin problemas. En términos sencillos, se hace lo siguiente:
- Se pone orden: Se crea un sistema de clasificación documental para que todos los documentos (facturas de venta y compra, contratos de empleados, informes, nómina, etc.) estén en su lugar correcto, tanto en una computadora como en una bodega física.
- Aseguro el acceso: Diseño permisos para que cada empleado vea solo lo que necesita para su trabajo. Esto protege la información confidencial y evita errores.
- Automatiza procesos: Utiliza herramientas para que, por ejemplo, una factura escaneada se guarde automáticamente en la carpeta correcta y se le asigne la fecha de pago. Esto reduce el trabajo manual. O se hace de forma manual pero mediante un proceso.
- Garantizo el cumplimiento: Me aseguro de que la empresa cumple con las leyes y regulaciones que exigen guardar ciertos documentos por un tiempo específico. Esto evita multas y problemas legales. Como la contabilidad, los contratos, las actas constitutivas, etc.
- Ahorro espacio y dinero: Al eliminar documentos que ya no sirven y digitalizar los importantes, libero espacio físico y virtual, además de reducir los costos de impresión, almacén físico y gestión manual.
Esta actividad permite que los documentos estén a disposición del que los requieran en el momento que sea para la toma de decisiones con información real. Además se conservan los documentos importantes (valor de la información y de los documentos) y eso se convierte en conocimiento de la empresa convirtiéndose en archivo histórico.
En resumen, no solo se trata de organizar papeles, sino de transformar la información de una empresa en un activo valioso, haciendo que las operaciones sean más eficientes, seguras y rentables. Esto es lo que ofrece como freelancer: la experiencia y el conocimiento para que cualquier negocio, grande o pequeño, tenga un control total de su información.